《機房資料、文檔和數據的安全制度》講解了確保機房內部信息安全的重要性及具體措施。該制度規定資料文檔和數據需經過有效組織整理，并歸檔備案，這有助于保持信息的有序性，使檢索變得簡便快速。文件強調禁止擅自傳播或提供任何涉及網絡安全與數據安全的信息于無關人士，這一條例維護了信息安全保密性和防止不必要的外泄風險。為了保障關鍵信息如重要密碼、配置參數等的安全，文件建議將這些內容存放在一個更加安全的位置并且只有相關負責人員才具備查閱權限。針對外來工作人員查閱數據的情況，《制度》指出應由機房負責人進行代查，限制提供的信息在合理需求范圍以內，減少信息過度暴露的風險。制度也提到了對重要的電子文件采用加密技術以實現有效的安全保護，并要求保證數據可還原性，同時采取合理的備份方式防止意外導致的重要信息丟失。
《機房資料、文檔和數據的安全制度》適用于各類企業機房或數據中心等需要處理大量敏感數據的工作環境。無論是金融行業、信息技術產業還是公共事業中的機房管理部門皆可參考執行本制度以保護機房中存儲的信息資源免受未經授權訪問、使用或者披露帶來的損失。它為上述領域中的專業技術人員、管理人員提供了關于信息管理和安全防護的基本行為準則與工作指南，幫助建立和實施適當的安全措施來保護機房內的核心資產。
