《醫療衛生材料的檔案管理制度》講解了醫療衛生材料在醫院管理中的重要規定。該制度指出全院所有醫療衛生材料的檔案統一由設備科進行管理和相關使用科室分級保存，且應明確專人負責，防止資料遺失或損毀。文件要求在采購過程中設備科應當索要審查一系列合法性證件存檔，涵蓋生產企業與經銷公司的營業執照、各類許可證件及其相關責任人證明材料，同時也要關注具體產品所需的注冊證、制造認可表以及質量證明類文件等多方面內容。當驗收物資到達時，庫管需從供應商獲取批次檢測報告等相關證明，并且每月將收集到的單據裝訂成冊后存入檔案，新信息補充則需要獲得上層審批才能正式入庫成為文檔記錄。對于一次性使用材料，檔案的保管時間為五年以上，而對于植入性及介入類材料，則遵循衛生部醫療器械臨床使用安全管理辦法中關于檔案長期保存的具體規范。
《醫療衛生材料的檔案管理制度》適用于所有涉及醫療衛生材料管理和使用的醫院部門，尤其包括設備科、各相關科室及其工作人員。此制度有助于提高各層級人員對于醫療衛生材料重要性的認識，并提供明確的操作指南確保檔案管理工作的嚴謹有序開展。無論是從事醫療衛生材料采購供應、庫存維護，還是質量監控及臨床應用管理的專業人員都需要嚴格遵守這一系列檔案管理規則。
