《文件和檔案管理制度》講解了公司內部對文件與檔案的系統化管理和規范流程。《文件和檔案管理制度》描述了在實際工作中文件和檔案的全面管理方式，強調需要對形成的各類具有查考利用價值的資料、原始記錄等進行完整的收集、整理、立卷以及歸檔工作，以此達到標準化、制度化、規范化要求。制度規定所有與公司經營相關的資料都必須被納入管理范圍，人事部門要單獨負責對公司員工的人事檔案進行系統化的整理和管理工作。同時，明確要求對檔案的保管應做到科學分類存放、入框上架，定期核對確保完整性。查閱方面，內部員工需經領導審批后才可查閱檔案，外單位則需要持單位介紹信并經過相關手續。機密文件更需要專柜存放，并單獨設鎖保障信息安全。
《文件和檔案管理制度》適用于各類企業的文件與檔案管理工作。具體包括各類制造、商貿和服務型企業等，尤其對于涉及較多機密性文件的高新技術企業或特殊行業更加重要。該制度主要針對需要對內部資料及信息實行規范、系統管理的企事業單位、機關組織中的文秘人員、檔案管理人員以及其他相關部門職員。其內容可以幫助他們提高管理效率和保障文檔安全，在確保文檔完整性和查詢方便性的基礎上更好地為單位發展服務。
