《文件管理規定》講解了工程監理項目部的文件資料管理要求和方法，并明確提出了具體的操作流程及規范標準。該文檔描述了適用于監理項目部文件資料管理的各項條款，其中涉及引用的文件和術語包括山東誠信工程建設監理有限項目部的相關檔案管理規定與文件控制程序。在職責分配中，文件詳細明確了總監理工程師、專業監理工程師以及信息管理員的具體工作任務。如：總監理工程師需負責組織編寫規定、明確信息流程以及整理監理資料；專業監理工程師應收集、匯總和整理本專業的監理資料并配合信息管理；信息管理員則承擔文件資料的具體管理工作，如建立文件臺賬、分類歸檔以及便于檢索的規范化操作等。此外，《文件管理規定》還對建設過程中的相關文件進行了嚴格的收發、標識、歸檔、存儲等統一管理要求，確保各類文件能夠清晰可查，完整記錄整個工程周期內的文件動態，例如國家法律法規、上級下發的文件、監理實施細則及其他安全類文檔等。特別強調安全監理工作的重要環節，從安全管理規定、事故報表、整改通知單、培訓記錄到工作總結匯報等均納入管理體系。同時，文件明確規定內部定期盤點和跟蹤機制，并提出對外來安全文件的有效傳達和及時處理方法。
《文件管理規定》適用于工程監理項目部范圍內的各類文件資料管理場景。主要涉及行業的工程建設項目部，尤其面向參與工程現場監理的專業技術人員與管理人員。該制度的執行重點在于總監理工程師、專業監理工程師以及專職信息管理員等具體人員角色，用以幫助他們在日常工作中更規范地操作、管理和維護監理文件資料。通過制定詳盡的職責分配和文件操作規程，為電力、建筑或其他大型基建工程領域中的文件管理體系提供了指導，以確保監理項目的信息安全、有效存檔及合規利用。
