《文件和檔案資料管理制度》講解了文件管理與檔案資料管理的詳細規定。文件管理部分指出各種文件在下發前需經總經理審閱，確保文件下發迅速及時且做好記錄，對于回收的文件也應妥善處理并存檔。限定發放范圍的文件需要嚴格保密。檔案資料管理方面強調收發借閱存檔銷毀各環節要嚴格登記，借閱應在指定地點并在期限內歸還，按照密級管理執行并辦理手續。所有檔案資料定期清查，借出資料按時歸還，丟失時追查處理并補救，絕密資料由主管監督核對，保證物單相符。機密、絕密文檔復制摘抄須總經理批示，傳遞攜帶絕密文件由指定人員負責采取安全措施。各類文檔有存檔期限以便清理，退檔資料在主管安排下銷毀并更改目錄，確保現有文檔與清單一致。檔案柜資料保持整潔明了，部門負責人保存文檔有詳細目錄并及時備份保密，丟失或泄露機密將受處罰。文檔按順序分類存放并更新目錄清單，新資料入檔及時添加到目錄。離職時按清單交接，出現不符造成損失視情節處罰責任人。新接管者盡快熟悉文檔繼續保存保密工作，并及時更新備案。因保管人疏忽或交接不嚴謹導致文件丟失追究責任。
《文件和檔案資料管理制度》適用于各類企業的文件及檔案管理工作，特別是涉及敏感信息的企業機構。無論是大型企業還是中小企業，該制度為文件的生成、流轉、使用、歸檔以及最終銷毀提供了一套完整的管理規范。它不僅適用于公司內部日常辦公文件的管理，還適用于需要高度保密的機密文件管理。該制度幫助組織確保其重要文檔的安全性、完整性和可追溯性，防止因文件管理不當而造成的風險和損失。對于那些面臨嚴格合規要求的企業來說，這一制度提供了必要的操作指南，以確保符合相關法律法規的要求。
