《職業健康安全管理體系文件編寫原則》講解了職業健康安全管理體系文件編寫的指導方針和具體要求，確保這些文件符合GB/T28001標準。文檔強調組織應按照該標準的要求來編寫體系文件，并且要保證文件內容能夠準確反映GBT28001條文的規定，以滿足審核中的符合性要求。同時指出，盡管GBT28001為各類組織建立職業健康安全管理體系提供了一個通用框架和指南，但每個實施體系的組織都有其獨特之處。因此，在編制文件時，需要緊密結合組織自身的活動、產品或服務特點，將現有的安全生產現狀及管理狀況充分展現出來，避免文件的一般化傾向。此外，還特別提到要努力實現管理體系文件的一體化，即將依據GBT28001建立的體系融入到組織的整體管理體系中，與質量管理體系（如GBT19001）和環境管理體系（如GBT24001）等現行管理體系相協調，形成一個有機整體，從而更有效地規范企業的安全生產行為，提高安全生產績效。
《職業健康安全管理體系文件編寫原則》適用于各種類型和規模的組織，無論其處于何種地理、文化和社會條件下。它不僅適合于歷史悠久的企業，也適用于新成立的企業；無論是國有企業還是民辦企業，不論是獨資還是合資企業，只要涉及員工的職業健康安全管理，均能從中受益。通過遵循該原則，組織可以更好地整合自身已有的管理體系，如質量管理體系和環境管理體系，使其更加系統化、結構化和程序化，從而在改善安全生產績效的同時，也能確保與其他管理體系之間的協調一致。
