《質量手冊、程序文件的發放制度》講解了確保質量體系運行中使用的各個場所能獲取有效版本的質量手冊和程序文件的管理規則。該文檔對這些關鍵文檔從生成到使用環節實施控制，以保障企業運作符合既定質量標準。它明確了辦公室作為文件發放管理部門的主要職責。在描述質量手冊、程序文件分類為受控及非受控兩類的基礎上，詳細說明了不同類別下文件發放前必需遵循的具體流程如進行登記編號并給予明確標識的要求，強調持有最有效版本的重要性在于需要相關簽字手續以及清晰的封面標記。文中闡述了具體發放對象，其中對于受控版本僅針對中層及以上領導、有直接關聯的技術部門負責人等特定崗位以及第三方認證機構，并規定了簽發、批準及領用的正式流程；對于非受控版本則根據需要可適度放寬提供范圍，涵蓋顧客或由管理者代表批準的外部機構，且涉及對外提供的審批細節。此外還特別提及持有人工作變動時應退還文件并注銷信息以維護系統有序性的措施。
《質量手冊、程序文件的發放制度》適用于已建立嚴格質量管理體系的企業環境內，特別聚焦于質量相關職能的組織結構中。包括但不限于企業的內部管理層，如中層及其以上干部，以及負責技術工作的部門領導和技術主管等，同時覆蓋與質量管理體系密切聯系或受其約束的所有工作人員。另外，對于那些尋求獲得公司內部有效質量管理信息的客戶，以及經過特殊批準能夠接收非受控版本質量資料的外部機構同樣重要，此制度幫助上述相關人員正確地獲取及管理最新的質量指南和支持性材料，從而推動企業內外高效協作與合規經營。
