《應急資料檔案管理制度》講解了企業應急救援活動中相關資料的收集、管理和處置，強調其作為企業發展重要見證的關鍵性，并提出制度化建設對于規范管理進程的意義。此制度不僅涵蓋各部門應將檔案的收集納入日常職責范圍的要求，還明確規定所有保存價值文件都需歸檔入冊，例如本單位的正式公文、與應急救援相關的內部或上級往來的文件材料，包含附件。針對歸檔的特殊規定，文檔要求這些資料必須字跡清晰且為原件，任何人不得私自留存；同時強調及時按順序排列好歸檔材料的重要性。另外，檔案管理流程也受到嚴格約束，每年特定時間需將上一年度已歸檔的材料移交給礦檔案室并履行必要手續。對檔案的借閱和使用也有具體安排，包括登記以及快速利用后的及時歸還措施等；而在檔案保管上，由專人執行檔案整理、數據化管理和分類編目等任務，并定期開展檔案鑒定工作以處理超期檔案。
《應急資料檔案管理制度》適用于煤炭企業或者同樣具備相似應急管理需求的組織或機構。這類制度特別面向需要應對突發狀況、具備復雜管理結構的企業環境，在其中，高效的檔案管理和嚴格的流程控制有助于確保在緊急情況下能夠迅速定位并有效運用歷史經驗和信息，從而保障安全管理和運營效率。它不僅為各企業內部提供了規范化檔案管理的指導方針，也為相關部門監督審查提供了依據，使各單位可以在遵循制度規定的前提下有序運行自身檔案體系，確保各項業務活動記錄有證可循。
