《應(yīng)急救援電子檔案管理制度》講解了公司加強電子文件歸檔管理和確保其安全保管以及有效利用的規(guī)定。根據(jù)中華人民共和國檔案法等規(guī)定并結(jié)合實際，此制度旨在更好地服務(wù)于公司發(fā)展，強調(diào)對電子文件管理的體制和職責(zé)建立健全。指出電子文件為一種獨立的檔案門類和載體，需專人負責(zé)從形式到歸檔的過程。該制度詳細說明了管理要求以確保不散失、損毀或失真，進而保障其完整性、真實性和有效性，并實行集中統(tǒng)一管理。在計算機系統(tǒng)的匹配下安監(jiān)科能有效讀取文件；檔案人員掌握使用技能、編制定制的檢索工具。還規(guī)定電子文件的兩種歸檔方式：邏輯和物理歸檔，明確了標記文件的重要性、經(jīng)辦過程記錄及辦理完畢的期限性歸檔等要求。歸檔時保證文件外觀整潔、字節(jié)數(shù)和檢索條目等的一致性。定期機讀抽查是為發(fā)現(xiàn)問題及時解決且隨著技術(shù)更新進行同步版本復(fù)制與更新。電子檔案保存要求具備防光、塵、磁、有害氣體設(shè)備及溫控環(huán)境。此外，《制度》強調(diào)提供利用和銷毀須遵守嚴格的安全與授權(quán)審批流程。
《應(yīng)急救援電子檔案管理制度》適用于所有涉及應(yīng)急救援電子文件管理的企業(yè)機構(gòu)和個人，尤其是在安全生產(chǎn)領(lǐng)域內(nèi)負責(zé)文檔歸檔管理的部門。具體包括安監(jiān)科工作人員，各業(yè)務(wù)科室的相關(guān)負責(zé)人及其員工，以及需要處理和利用此類電子文件的所有崗位。這些群體不僅要在日常操作中遵循這一管理制度的具體要求，還需了解電子文件的安全維護、更新轉(zhuǎn)換機制以及在文件外借、聯(lián)網(wǎng)使用過程中所必須采取的安全措施和監(jiān)管方法，以滿足現(xiàn)代企業(yè)在應(yīng)急管理工作中對于檔案管理的需求。同時該制度有助于相關(guān)行業(yè)建立規(guī)范化的電子檔案管理體系。
