《文件控制程序》講解了環境管理、職業健康安全管理體系和安全標準化相關的文件編制、審批、更改及發放等控制措施，確保文件的充分性和適宜性。本文檔強調文件控制在公司內的重要性，并明確了各個環節具體負責的部門和個人職責。安環部承擔編寫、修改并實施文件控制程序的任務，同時對管理體系內的手冊和作業指導文件進行編審與維護；而行政辦公室負責所有已批準文件的具體分發，以確保使用者獲得最新有效的版本，同時也處置過期的文件和歸檔案卷，以及外來文件管理。對于不同類型的文件如管理手冊、程序文件、作業文件和記錄有詳細的編號方法，通過字母與數字的組合來區分和追蹤文件信息。該文件規定了如何標識各種狀態下的文件（受控/非受控），以及采用版本號、修訂狀態等方式保障文檔的一致性和可控性。發放過程中明確記錄每個步驟，保證文件使用者及時更新手中的資料，在發現文件損壞或丟失的情況下，按照既定流程換取或重新領取新文件，并妥善處理舊版和遺失文件情況。此外還制定了文件評審與修訂的規則，根據內外部條件的變化適時調整內容以適應法規變動、企業戰略轉型和技術革新等因素所帶來的要求。
《文件控制程序》適用于所有參與環境管理、職業健康安全管理以及遵循安全標準的企事業單位，特別是那些在內部推行了ISO 14001, OHSAS 18001 或GB/T28001等管理體系標準的組織。本程序旨在幫助這類組織建立一個系統且規范化的文件管理體系，涵蓋從制定到銷毀的整個生命周期。通過對這些重要文書材料進行有效的控制，企業不僅能夠滿足法律法規的要求，也能確保自身政策得到正確執行。無論是管理人員還是普通員工，只要涉及到體系運行中的文件工作，則均需依照此文件規定的流程操作，包括但不限于手冊編寫者、審批者和最終接收人等群體，從而實現信息流轉的安全性和準確性。
