《文件記錄和檔案管理制度》講解了為了增強公司檔案管理的規范性和有效性而設立的具體規則。制度規定了包括公司的規劃、年度計劃、統計資料等多個方面在內的歸檔范圍，這些歸檔資料涵蓋財務審計、會計檔案、勞動工資到項目方案等諸多具有參考價值的內容，涉及了企業運營的幾乎每個角落。公司內的經營管理檔案管理由財務部門牽頭整理；生產技術檔案的收集則由技術部負責；安環部專注于安全和環保相關的記錄工作；總經理辦公室檔案室的管理落在了辦公室主任肩上。在職責方面，明確了檔案管理員應確保原始資料齊全、安全保密，并方便使用的要求，從資料收集整理階段即“季度歸檔”加“年度歸檔”的方式出發，到根據文書立卷歸檔管理制度完成最終歸檔，都進行了嚴格的把控與管理措施部署。檔案借閱權限根據管理層級的不同被細化到絕密、機密和秘密三個等級，同時制定了明確的銷毀流程：所有檔案銷毀須獲得特定級別的審批才能進行，并確保有專人監督及做好相應的銷毀登記以保障過程的透明性和可追溯性。
《文件記錄和檔案管理制度》適用于各種規模的企業單位，特別是需要嚴格管理文檔和保護敏感信息的企業，如金融、制造、能源等行業領域。這些行業由于其業務活動頻繁產生各類有價值的文件資料且往往對信息安全要求較高，此制度為其提供了詳細指導，不僅涵蓋了日常辦公所需的各種規劃、人事、經營記錄等的存檔操作指引，還包括了檔案管理的專業化分工安排、檔案的安全借閱機制以及合理合法的銷毀流程說明，為企業有效維護內部文檔的安全性、完整性和易用性奠定了堅實基礎。
