《人事檔案管理辦法》講解了關于員工檔案內容的明確規定和分類存儲方法。辦法涵蓋應聘過程文檔、入職后各項登記材料和各類證明文件等六個主要方面的內容，并詳細說明每類內容所包含的具體信息以及如何收集與管理相關資料。描述了對內部員工檔案及外部雇傭員工人事記錄完整的存檔要求，規定所有資料必須及時歸入到人力資源部集中保管，且明確駐外機構資料提交至總部的要求，檔案需妥善整理保存并采取防潮防蛀措施定期核查離職檔案處理方式。闡述借閱機制，指出查閱人員限制級別以及具體操作流程和保密保管義務，同時辦法明確了制度來源、審批發布實施流程，包括制定部門和生效日期，并提及負責管理和最終解釋權限歸宿。
《人事檔案管理辦法》適用于擁有正規化管理模式的企業組織，尤其是在大中型企業內設立專業的人力資源管理部門的情形。本規定幫助確保從招聘到離職的各個工作環節都有系統的文檔支持，并為企業管理者提供合理使用人事檔案資料的方法。這些規范對于保障企業內部人力資源管理工作的準確性和高效運行起到了重要的支撐作用，適合在具有較為復雜的勞動關系和多樣化的員工隊伍的企業環境中推廣應用，以增強人事管理的安全性和系統性。
