《進出口業務單證檔案管理制度》講解了建立進出口業務單證檔案管理體系的重要性和依據的相關法律法規，明確指出要符合中華人民共和國海關法及海關稽查條例等規定。本制度適用于本公司涉及進出口業務的所有部門及其操作流程中的單證存檔工作。該文件對一般貿易項下進口業務單證的具體管理項目作出詳細闡述，涵蓋需要存檔的各種進出口相關材料，并且明確了資料存檔方式如按合同號制作臺帳明細確保有條不紊檢索使用。此外針對存檔工作的實施過程制定了一套嚴謹的工作制度：要求操作員一周之內完成資料存檔，月末由內部檔案管理員檢查，季度抽查留檔質量、每年一次集中整理年度存檔資料等多層級監管機制。為了保障存檔工作的有效落實還特別提到存檔工作的成績納入到業績考核之中，保管人員離職時需做好工作交接的硬性條件；在法律條款約束方面規定了不同業務模式下的保存年限和銷毀程序均嚴格遵守法律規定，例如一般貿易、加工貿易和減免稅設備資料分別要在辦結相應手續后至少保存三年；查閱與銷毀檔案也有著相應的審核制度以保證單證安全與保密性。該制度還提及了未涵蓋內容可以在實際工作中不斷加以完善補充。
《進出口業務單證檔案管理制度》適用于公司內部所有涉及到進出口業務活動的職能部門和個人工作人員。此制度為這些從業人員提供了詳細的指引，在日常進出口交易環節中有關于單證文件保存的操作方法與準則。無論是負責具體業務往來的操作員，還是內部的檔案管理人員，甚至高層管理者，都能從這份文件獲取如何依照法規妥善管理和維護企業進出口單證檔案的信息。其目的是提高企業在面對國內外市場挑戰時的風險控制能力，確保企業的運營能夠符合相關監管部門的要求，在合法依規的前提下優化檔案管理工作。
