《辦公室檔案員安全生產責任制》講解了檔案員在保證生產安全和工作規范中的核心職責和具體操作要求。該文檔指出，辦公室檔案員必須通過學習和嚴格遵守檔案法規，持續提高業務能力，并將法制精神應用于檔案管理的各個方面，確保所有工作依法依規開展。文檔中明確了檔案員需及時、完整地收集并整理單位內部生成的各種文書材料，指導各部門正確處理檔案相關工作。強調做好檔案整理工作的五要素，實現從檔案入庫到最終使用的全程高效管理。同時說明了對存放環境的安全防護措施包括防火、防盜等“七防”措施，以確保資料免受自然災害或外部因素破壞；并且要求對庫存進行定期核檢，以維持檔案實物與記錄的一致性。除此之外還涵蓋了辦公物資如電腦等電子設備的臺賬建立及維護維修等日常運營工作。此外，監督復印登記與費用控制，協助后勤協調和服務也是辦公室檔案員需要履行的重要任務之一。對于主任下達的臨時指令，也需無條件執行以保障整個單位運轉順暢。
《辦公室檔案員安全生產責任制》適用于煤炭開采業內的企業檔案室或者相關檔案管理部門。主要面向從事辦公室檔案管理工作的人士，特別是具有礦區背景的組織機構中的文秘人員。此文件為礦區各科室提供檔案管理和后勤保障工作的指引，旨在通過提升檔案管理人員的責任感和專業技能，確保礦區檔案信息安全，維護正常的工作秩序。它既是對檔案員的具體職業操守規定，又是指導其他部門協作完成檔案和后勤支持工作的有效指南，對于優化礦區內文書歸檔流程有著不可替代的作用。
