《如何使會議變得高效》講解了會議的歷史背景、作用以及其面臨的低效挑戰，通過對會議的起源與發展進行闡述。從古代會稽山集會、北杏會盟到現代每年舉辦的幾千萬個各類會議現象，描述了會議作為一種群體溝通方式的重要性及演變過程，并且提到現代職場中會議過多導致的時間成本、金錢成本和效益成本，進而探討了“文山會?！彼鶐淼呢撁嫘?。文件強調了時間、資金以及機會成本對于組織和企業的影響，并以日本太陽工業公司的具體做法為例證，說明了量化會議成本有助于改善會議管理。針對會議為什么低效的問題，《標題》列舉了幾方面原因，包括事前準備不周全，缺乏必要的設施或材料以及議題設定不清；事中進程難以駕馭，例如討論容易離題，無法營造良好的溝通氛圍或者決策拖延；事后跟蹤機制欠缺。對于提高會議效率，《標題》給出多項建議，諸如做好充分的事先準備工作，確保會議按照計劃流程執行，并加強會議決議后續追蹤落實。
《如何使會議變得高效》適用于所有面臨頻繁會議且需要提升溝通效率的企業管理層、政府機關、非營利組織及其他各類機構。這些團體通常會定期舉行內部溝通或決策會議，在此過程中常常遇到各種低效狀況，如籌備不足、主題偏離等，文檔提供了針對性解決方案。此外，文檔特別對存在嚴重“會議恐懼癥”的白領階層有指導意義，可以幫助其所在組織識別并改善存在的問題，以更優化的會議機制激發團隊潛力，確保每一個參與人都能夠感受到自己的付出是有效而有意義的。
