《協(xié)商與交流程序》講解了拓奇公司為規(guī)范職業(yè)健康安全協(xié)商與信息交流和環(huán)境管理信息交流設(shè)立的目的、范圍及其實(shí)施方式。該文件規(guī)定了信息交流的分類、內(nèi)部及外部信息內(nèi)容，以及實(shí)現(xiàn)信息交流的有效手段。針對如何建立信息溝通渠道，《協(xié)商與交流程序》指出，信息交流應(yīng)包含口頭報(bào)告和書面材料，并可以利用現(xiàn)代通訊工具來加強(qiáng)各部門間的協(xié)作。文件對員工選舉產(chǎn)生的安全健康代表職能做出明確規(guī)定，強(qiáng)調(diào)了員工有權(quán)參與制定和評審公司的職業(yè)健康安全與環(huán)境方針，并提出安全部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌內(nèi)部信息交流、工會(huì)組織收集并反映員工意見等分工機(jī)制，明確了安全部、行政部、各級檢修中心及各管理部門的信息傳遞和接收流程，并特別規(guī)定在緊急情況下按照特定應(yīng)急預(yù)案行動(dòng)，以保障員工知情權(quán)。
《協(xié)商與交流程序》適用于涉及職業(yè)安全健康管理與信息處理的所有工作人員，覆蓋從生產(chǎn)車間一線工人到管理層的所有員工群體；并且其范圍也延伸到了與公司有業(yè)務(wù)往來或可能對其運(yùn)作構(gòu)成影響的外部相關(guān)方，如政府部門、顧客、供應(yīng)商和其他合作伙伴。它為企業(yè)的安全生產(chǎn)活動(dòng)提供了一個(gè)透明化、制度化的協(xié)商和溝通框架，在企業(yè)日常經(jīng)營活動(dòng)中，有助于確保內(nèi)部各部門之間、企業(yè)與政府監(jiān)管機(jī)關(guān)之間以及企業(yè)和其利益攸關(guān)者之間能夠迅速有效地傳遞職業(yè)健康安全和環(huán)境方面的信息，為維護(hù)員工的職業(yè)健康與安全生產(chǎn)條件打下良好的基礎(chǔ)。
