《記錄》講解了企業內部文件管理過程中發放環節的具體情況。該記錄涵蓋了一個系統的表格，這個表格包含了關鍵元素如編號、序號、日期以及文件名稱與編號的信息等內容，以確保對每個文件有精確跟蹤。份數這一欄目標明了每類文件分發的數量，使得管理者可以明確了解文件分發的規模范圍。發放部門一欄則標注出負責向其他部門傳遞這些重要文件的具體來源，是理解企業組織架構和職責分工的重要依據。而簽收部門和簽收人部分作為整個文件流轉鏈條中的最后節點，明確了誰接收到了特定文件，并由個人或具體人員簽字確認，保證了文件流轉的責任到人，在追溯文件流向或者查詢歷史記錄的時候能夠快速鎖定相關負責人，有效提高企業的管理水平，減少信息丟失風險，加強了企業內部的信息溝通和交流效率。
《記錄》適用于具有文件管理體系的企業或組織機構，尤其是那些擁有嚴格文件管理和分發流程的地方，例如大型制造工廠、政府機關等。無論是對于需要定期審查內部文件流轉狀況的管理部門，還是涉及到大量文檔交互的研發和技術部門來說，此記錄都是極為有用。在實施時可幫助確保各部門間的信息及時共享，保障文件傳遞準確性，有助于優化工作流程并支持后續審計和質量認證等工作。
