《集團檔案管理制度參考模板范本》講解了集團為確保公司各類歸檔文件系統、完整、安全而制定的一系列規章制度，這些規定涵蓋檔案管理的所有重要環節，如歸檔、借閱和返還。在歸檔方面，《制度》明確集團行政中心專責派員管理歸檔事項，并指出不同類型的文件需按照特定時間要求送交存檔，無論是來自外部主管部門的批準、批復、證照文件，還是內部合同協議或日常運作產生的文件，均強調在文件產生后及時上繳原件或者復印件到集團行政中心存檔。針對會議等重大活動，《制度》規定需派專人記錄保存影像資料并歸檔保存。而對于檔案維護工作，不僅要求定時整理核查，也對機密檔案的安全管理有明確指令。在借閱方面，詳細制定了從申請、查閱、續借、代為借閱、復印至特殊檔案使用等一系列操作流程，以確保障礙物盡其用且不丟失信息內容，其中包含嚴格的時間限制以及違規使用的處罰條款，最后，在檔案返還上設定了細致的責任歸屬和損壞、遺失情況下的處理措施，整體確保每一份借出的文檔能夠完整無誤地回歸檔案管理系統，以此提高利用率和價值。
《集團檔案管理制度參考模板范本》適用于集團企業及其下屬各部門或機構內部。這份制度明確了各部門工作人員的行為準則與職責所在，特別是涉及與上級部門往來文件處理人員，如工程銷售、施工合同簽訂負責人，行政部門發文專員，會議記錄及影像采集工作者等關鍵崗位員工，確保每一位與檔案打交道的員工都能準確遵循檔案收集、管理規范執行任務。同時，它還為新員工提供了關于檔案如何妥善管理的指導原則，幫助員工在初次接觸到公司檔案時了解正確的流程方法；更適用于企業檔案管理員，在檔案管理的實際工作中提供一套行之有效的管理依據，使檔案能在整個集團公司體系內得到最高效的利用與保護。
