《文件和檔案管理制度參考模板范本》講解了為了加強企業內諸如文件、合同等資料的檔案管理，確保這些重要材料能夠系統地歸檔且易于利用而制定的一套全面制度。它描述了公司檔案需集中于辦公室進行統一管控，并詳述歸檔的檔案范圍，這不僅囊括了政府機關與上級部門下達至公司的各類決策性文書，也包括公司外部發文及其內部產生的各類工作文件，還涉獵到員工相關重要信息以及公司發展歷史記錄等多元類型的數據文件。除此之外，文檔強調歸整檔案的要求為盡可能使用原件進行歸檔，并明確要求各部門在收到批復文件之后要即時將材料移交辦公室存檔，以此保障材料完整性和連貫性。針對借閱檔案方面，《文件和檔案管理制度參考模板范本》指出由于其機密性質，借閱流程有著嚴格的規定。檔案資料的調閱必須履行嚴格的手續，并限定了歸還的時間節點，對因保管不力而導致丟失的情況明確了相應的應對機制，旨在確保檔案資料安全與完整。
《文件和檔案管理制度參考模板范本》適用于各行各業需要妥善管理和保護自身各類關鍵資料文件的企業或組織，特別是涉及大量內部與外部文件交流的單位，如制造業、金融、服務業中的大型集團公司，以及那些頻繁與政府部門或其他單位有公文來往的企事業單位，此份管理制度為他們規范內部文檔管理秩序提供了有效的指導框架。
