《進出口業務管理制度》講解了為了明確和規范進出口業務操作而設立的具體流程和規定，以保障進出口業務能順利且有條不紊地開展。制度覆蓋公司內與進出口業務有關的所有操作程序。針對一般貿易的進出口業務以及日常工作流中的出口部分，《進出口業務管理制度》詳細描述了從生產部預計落貨到客人要求貨期時訂艙的相關事宜，特別提到不同港口（如紐約港/洛杉磯）在訂艙環節的區別及其注意事項；文件也強調了關于JP客戶的特殊柜型需求、紙箱尺寸以及貨物描述等方面的要求。在確認船期方面，文檔闡述了跟蹤配艙信息，確保及時向相關部門傳達準確裝柜及報關信息，并根據港口報關順序做提前準備的方法。對于配艙工作，《進出口業務管理制度》指出，需要第一時間提供給報關行配艙詳情以確定關鍵日期，并避免額外費用的發生。此外，該文件說明了報關資料制作的重要性和具體細節，包括確保各要素齊全無誤并且與實物相符合，商品編碼必須正確，通過復核保證單證的一致性。同時，《進出口業務管理制度》也涉及船務資料如CTR - LOAD PLAN、AMS以及出口發票等內容的準確性。文檔還提及貨物排柜、貨柜到達后的檢查流程，裝柜砌柜的操作規范以及最后資料完善等重要步驟。
《進出口業務管理制度》適用于本公司從事與進出口相關的所有部門和個人，在處理具體進出口業務操作過程中提供規范指導。特別是生產部、營業部、倉庫、車間以及涉及報關工作的人員，本制度可以為他們在執行進出口任務中給予詳細的流程指引，從而提高工作效率，降低錯誤率，促進各項業務有序展開。
