《會議管理辦法》講解了會議規(guī)范化、體系化管理和操作流程的具體措施。該文旨在通過對會議的規(guī)劃及組織進行明確規(guī)定來提升公司各類會議的質(zhì)量和效率。文件詳細(xì)介紹了不同會議類型及相應(yīng)管理部門與參與人員的職責(zé)范圍；明確了年度股東大會、年會等固定性大會，包括召集部門為董事會和企業(yè)管理中心等相關(guān)部門、召開頻率、參會人和討論主題。對于非固定會議如研討、接待和培訓(xùn)等內(nèi)容也有提及，還規(guī)定這些會議可按情況靈活選擇會議形式以確保現(xiàn)場會議適當(dāng)頻率，保障高效且務(wù)實溝通。此外，《會議管理辦法》描述了行政管理中心負(fù)責(zé)會議計劃制定方案、審批與公布的流程。在會議準(zhǔn)備方面規(guī)定了由責(zé)任部門提前公布會議相關(guān)信息和確認(rèn)安排，強調(diào)參會材料準(zhǔn)備的細(xì)節(jié)以及禁止提交未經(jīng)充分預(yù)備的內(nèi)容。對參會者的紀(jì)律要求明確，如準(zhǔn)時出席、手機使用規(guī)范、行為禁忌及保密工作等方面。
《會議管理辦法》適用于涉及公司各級、各類會議的組織者和參與者，特別是集團領(lǐng)導(dǎo)、集團行政管理中心以及各職能部門的負(fù)責(zé)人和相關(guān)員工。這一辦法將主要在公司的正式會議管理中發(fā)揮指導(dǎo)作用，它涵蓋了從高層領(lǐng)導(dǎo)到一線經(jīng)理的各種層面，無論是固定會議還是臨時安排的會議都能夠有章可循。該辦法不僅幫助企業(yè)確保每個重要會議都有條不紊地舉行，并且為所有參加者提供一套具體的操作指南和規(guī)范，以促進更加透明和高效的決策過程。
