進(jìn)出口業(yè)務(wù)單證檔案管理制度.doc

《進(jìn)出口業(yè)務(wù)單證檔案管理制度》講解了為了遵循中華人民共和國(guó)海關(guān)法及海關(guān)稽查條例等一系列法律法規(guī)所設(shè)定的規(guī)范公司進(jìn)出口業(yè)務(wù)單證存檔的管理體系。制度闡述了該管理措施適用的范圍為本公司的進(jìn)出口業(yè)務(wù)單證檔案管理工作，且明確了對(duì)于一般貿(mào)易項(xiàng)下的進(jìn)出口業(yè)務(wù)單證的具體歸檔內(nèi)容。它要求對(duì)進(jìn)出口過程中的報(bào)關(guān)與船務(wù)資料如合同、發(fā)票、裝箱單、報(bào)關(guān)單以及各類運(yùn)輸文件進(jìn)行存檔。同時(shí)詳細(xì)規(guī)定了一般貿(mào)易條件下按合同編號(hào)創(chuàng)建合同臺(tái)帳及明細(xì)，并建立了一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髦贫却_保所有操作員在完成各項(xiàng)業(yè)務(wù)后的留檔工作。其中包括規(guī)定時(shí)間內(nèi)整理和存儲(chǔ)材料、定期審核這些記錄以及根據(jù)特定時(shí)間節(jié)點(diǎn)（月度檢查、季度抽查、年度綜合整理）來維護(hù)和監(jiān)管存檔質(zhì)量等內(nèi)容，確保留檔作業(yè)能夠作為評(píng)估部門績(jī)效的重要部分。另外也明確了當(dāng)保管責(zé)任人更換時(shí)需進(jìn)行書面移交流程，依據(jù)法律規(guī)定制定了不同類型貨物檔案資料的保存時(shí)長(zhǎng)規(guī)則，并強(qiáng)調(diào)查閱或者銷毀檔案需要層層審批的嚴(yán)格制度。

《進(jìn)出口業(yè)務(wù)單證檔案管理制度》適用于進(jìn)出口企業(yè)的內(nèi)部業(yè)務(wù)管理部門，在涉及到一般貿(mào)易活動(dòng)、貨物進(jìn)出中國(guó)境內(nèi)時(shí)產(chǎn)生的單據(jù)、文件處理等具體場(chǎng)景下使用。特別是從事進(jìn)出口業(yè)務(wù)的企業(yè)中負(fù)責(zé)報(bào)關(guān)申報(bào)、運(yùn)輸安排的相關(guān)人員；他們必須依據(jù)這套規(guī)章制度妥善保存包括進(jìn)出口合同、發(fā)票、裝箱單等各種文件。該制度也指導(dǎo)了進(jìn)出口公司的物流部門、銷售部門以及其他關(guān)聯(lián)機(jī)構(gòu)進(jìn)行高效、合法的操作和文件存檔管理。