《煤炭代存卡使用管理制度》講解了煤炭銷售提貨及結存的“煤炭銷售代存卡”管理制度的具體流程和管理方法。該制度規定銷售科需根據合同或財務部門的收款證明給訂煤戶開具卡片辦理通知單，并由銷售科蓋章及科長簽字后生效。訂煤戶依據卡片辦理通知書到財務科進行煤炭銷售代存卡的辦理，期間代存卡須有財務科的蓋章與主管人員的簽字確認，同時將辦卡通知單留存于財務科。之后，辦卡人攜帶由財務科完成的代存卡返回銷售科，進一步加蓋銷售計量專用章，再將其中兩聯交予銷售科磅房保存，自身保留一聯作為憑證。代存卡是礦方允許提煤的唯一憑證，當車輛前來提煤時，需要出示代存卡和派車單，在磅房完成過磅、裝車等一系列流程，工作人員在見到代存卡后為持卡車輛提供服務，包括過磅、裝車以及出門手續的辦理，并且會在卡上扣除相應的運煤數量，直至卡內數量全部用盡。此外，制度強調煤炭銷售代存卡一旦辦理不可退換或補辦，由此產生的任何損失均由客戶自行承擔。
《煤炭代存卡使用管理制度》適用于煤炭行業的煤炭銷售企業及其相關的管理部門如銷售科、財務科、磅房等崗位人員，確保各部門之間對于煤炭銷售代存卡的辦理流程和管理規定有清晰的認識。此制度同樣適用于所有參與煤炭購買并使用代存卡提貨的客戶，以保障其了解自身的權利和義務，確保煤炭交易過程中的規范性和安全性。
