《異常情況報告和糾偏制度》講解了公司內部針對特定類型的異常狀況的處置流程和措施，以確保問題迅速得到有效解決。文件指出，一旦出現某一批原輔料驗收不合格、半成品或成品檢驗不合格、有毒有害物質限量超標、關鍵崗位人員變化、除害處理設施異常及因質量問題發生退貨索賠等情況時，就需要啟動對應的異常情況處置程序。對于驗收不合格的原輔料應存放在指定位置并告知采購部進行后續退貨處理。當檢測到成品不合格或含有過量有害物質時，則要追蹤源頭并隔離產品以待詳細分析。在關鍵職位發生變動時，務必通過有效的崗前培訓確保新入職員工能勝任工作。設備如遇故障應立刻檢修調試保證正常運行，而面對客戶退回貨物或者提出賠償訴求，則需要品質管理部門主導協調各部門找出根源，并向有關監管機構報批改進措施。每項處理措施都伴隨著嚴格的信息記錄制度，從發出的每一份數字化表格如不合格品報告等，直至最后追蹤落實每個整改措施的實際進展。
《異常情況報告和糾偏制度》適用于制造行業的所有公司尤其是食品安全行業中的生產企業，它們經常面臨原料進貨檢查不通過的風險以及產品安全方面的問題，這些企業的管理層及質量監控部門是本文檔的重點讀者對象。該文檔不僅為高層管理人員提供了一種管理手段來監督生產線上可能產生的異常情況，還作為操作指南用于指導一線質檢員、采購員和其他相關工作人員如何快速應對突發狀況。此制度可以極大地幫助企業建立健全的質量管理體系，減少運營風險并提升品牌形象。
