《文件和記錄安全管理制度》講解了為保障工程建設(shè)文件和記錄等資料以及管理人員的人身安全，特別關(guān)注易燃資料的防火防盜措施。該制度明確了資料室的管理細(xì)則，包括確定專人負(fù)責(zé)歸檔借閱防火防盜等關(guān)鍵事務(wù)并公示責(zé)任人名單，強(qiáng)調(diào)未經(jīng)許可他人不得進(jìn)入的規(guī)定。制度要求借閱資料需經(jīng)管理員同意且嚴(yán)格辦理登記手續(xù)按時(shí)歸還。制度規(guī)定資料室內(nèi)嚴(yán)禁明火吸煙，并對(duì)電器線路的檢查維護(hù)作出明確指示，強(qiáng)調(diào)要定期排查隱患如電源開關(guān)插座插頭等確保安全無(wú)虞。此外，配置齊全消防設(shè)施是本管理制度重點(diǎn)之一，要求定期檢修及時(shí)替換設(shè)備并保證管理員熟知設(shè)施使用方法。對(duì)于人員離開后的要求也非常具體，包括切斷電源鎖好門窗避免安全事故的發(fā)生。資料擺放上則要求編碼整齊，環(huán)境干燥通風(fēng)順暢預(yù)留安全通道確保緊急情況疏散有序。同時(shí)為了增強(qiáng)應(yīng)急反應(yīng)，在資料室入口處設(shè)有平面布置圖及緊急出口示意圖方便識(shí)別指引。
《文件和記錄安全管理制度》適用于涉及重要工程建設(shè)資料管理的企業(yè)、機(jī)構(gòu)或組織內(nèi)的資料管理人員及其他接觸工程建設(shè)文件的相關(guān)員工。這些單位通常包括各類建筑設(shè)計(jì)施工單位工程項(xiàng)目管理部門檔案管理科室等，他們?nèi)粘９ぷ髦猩婕暗酱罅康募堎|(zhì)或電子文件與記錄存儲(chǔ)。該制度能夠有效規(guī)范這些企業(yè)和機(jī)構(gòu)內(nèi)部的文件保管工作，在保護(hù)資料的安全性和私密性的同時(shí)確保工作人員的人身安全免受火災(zāi)偷盜等意外傷害的影響。
