《文件和記錄安全管理制度》講解了為了確保工程建設(shè)資料及管理人員人身安全，在資料的存儲(chǔ)、借閱、管理等方面制定的詳細(xì)規(guī)定。該制度指出在防火防盜工作上要確定專人負(fù)責(zé)資料室的歸檔、借閱管理，并嚴(yán)格限制進(jìn)入權(quán)限，只有責(zé)任人員名單上的人才可以準(zhǔn)許進(jìn)入，其他人未經(jīng)許可不得擅自入內(nèi)。同時(shí)規(guī)定所有人員借閱資料需獲得管理員同意且進(jìn)行借閱登記手續(xù)以按時(shí)歸還資料，以保障資料完整無(wú)誤。該制度嚴(yán)禁在資料室內(nèi)進(jìn)行生明火及吸煙行為，以防引發(fā)火災(zāi)，為保護(hù)重要文件與資料提供安全保障。對(duì)于電器及照明線路等定期檢查也做了具體要求，以避免因電路故障造成的損失，同時(shí)強(qiáng)調(diào)資料室內(nèi)應(yīng)配全消防設(shè)施，以便應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的緊急情況。工作人員離開時(shí)要鎖好門窗并切斷電源。制度中還特別提到了保持資料室干燥、通風(fēng)及擺放合理的重要性，并指定了相關(guān)圖示的要求以保證工作人員快速了解布局。
《文件和記錄安全管理制度》適用于工程建設(shè)領(lǐng)域中的各個(gè)項(xiàng)目管理公司或部門，包括從事基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、建筑設(shè)計(jì)及其他涉及較多紙質(zhì)和電子文件保存與查閱工作的企業(yè)機(jī)構(gòu)。尤其適用于存在大量關(guān)鍵性和易燃性文件資料儲(chǔ)存需求的相關(guān)行業(yè)單位。該制度能夠幫助這些企業(yè)在文件存儲(chǔ)安全管理方面建立起明確的行為準(zhǔn)則和操作流程。
