文件和記錄安全管理制度.doc

《文件和記錄安全管理制度》講解了為了確保工程建設資料及管理人員人身安全，在資料的存儲、借閱、管理等方面制定的詳細規定。該制度指出在防火防盜工作上要確定專人負責資料室的歸檔、借閱管理，并嚴格限制進入權限，只有責任人員名單上的人才可以準許進入，其他人未經許可不得擅自入內。同時規定所有人員借閱資料需獲得管理員同意且進行借閱登記手續以按時歸還資料，以保障資料完整無誤。該制度嚴禁在資料室內進行生明火及吸煙行為，以防引發火災，為保護重要文件與資料提供安全保障。對于電器及照明線路等定期檢查也做了具體要求，以避免因電路故障造成的損失，同時強調資料室內應配全消防設施，以便應對可能出現的緊急情況。工作人員離開時要鎖好門窗并切斷電源。制度中還特別提到了保持資料室干燥、通風及擺放合理的重要性，并指定了相關圖示的要求以保證工作人員快速了解布局。

《文件和記錄安全管理制度》適用于工程建設領域中的各個項目管理公司或部門，包括從事基礎設施建設、建筑設計及其他涉及較多紙質和電子文件保存與查閱工作的企業機構。尤其適用于存在大量關鍵性和易燃性文件資料儲存需求的相關行業單位。該制度能夠幫助這些企業在文件存儲安全管理方面建立起明確的行為準則和操作流程。